Jak cofnąć maila Outlook Szybki i prosty przewodnik

Czy zdarzyło Ci się wysłać email, którego potem żałowałeś? Funkcja umożliwiająca cofnięcie wiadomości w Outlooku jest dostępna, jeśli Ty oraz odbiorca posiadacie konto Microsoft 365 lub Microsoft Exchange w tej samej organizacji. Ta umiejętność, jak cofnąć maila Outlook, może okazać się nieoceniona w wielu sytuacjach biznesowych oraz osobistych. Poznanie kroków, jak usunąć lub cofnąć wysłany email, jest kluczowe dla efektywnej komunikacji.

W tym artykule przedstawiamy prosty przewodnik, który krok po kroku wyjaśnia, jak skutecznie cofnąć wysłaną wiadomość email. Sprawdzimy warunki, które muszą być spełnione, aby proces cofania wiadomości odniósł sukces i co robić, gdy cofnięcie się nie powiedzie.

Warunki wstępne do skutecznego cofania wiadomości

Aby skutecznie cofnąć wysłaną wiadomość w Outlooku, musisz spełnić określone warunki wstępne. Oto kluczowe punkty, które należy wziąć pod uwagę:

• Konta i organizacja:

• Nadawca i odbiorca muszą posiadać konto Microsoft 365 lub Microsoft Exchange w tej samej organizacji.
• Funkcja cofania nie działa dla kont takich jak Hotmail, Gmail, czy live.com.

Krok po kroku: Jak cofnąć wysłanego e-maila w Outlooku

Aby skutecznie cofnąć wysłanego e-maila w Outlooku, wykonaj poniższe kroki. Pamiętaj, że ta funkcja jest dostępna tylko dla e-maili wysłanych do odbiorców w tej samej organizacji, używających kont Microsoft 365 lub Microsoft Exchange.

1. Otwórz folder 'Wysłane' w Outlooku:

• Przejdź do folderu 'Wysłane' i znajdź e-mail, który chcesz cofnąć.
• Kliknij dwukrotnie, aby otworzyć wiadomość w nowym oknie.

2. Wybierz opcję cofnięcia wiadomości:

• W zakładce 'Wiadomość' kliknij 'Akcje'.
• Z rozwijanego menu wybierz 'Cofnij tę wiadomość'.

3. Zdecyduj, co chcesz zrobić z wiadomością:

• Możesz wybrać 'Usuń nieprzeczytane kopie tej wiadomości' lub 'Usuń nieprzeczytane kopie i zastąp nową wiadomością'.
• Jeśli zdecydujesz się na zastąpienie, napisz nową wiadomość i kliknij 'Wyślij'.

• Zaznacz opcję 'Informuj mnie, czy cofnięcie się powiodło czy nie dla każdego odbiorcy', aby otrzymać potwierdzenie.
• Zazwyczaj, po wysłaniu prośby o cofnięcie, otrzymasz raport w ciągu 30 sekund.

Wersja Outlooka

• W nowej wersji Outlooka dla Windows, aby cofnąć wiadomość, należy przejść do folderu Wysłane, dwukrotnie kliknąć wysłaną wiadomość i wybrać Wiadomość > Anuluj wiadomość > OK w oknie dialogowym potwierdzenia.
• W klasycznej wersji Outlooka, proces wygląda nieco inaczej: otwórz folder Wysłane, dwukrotnie kliknij wysłaną wiadomość i wybierz Akcje > Wycofaj tę wiadomość > OK.

Pamiętaj, że proces cofania może zająć do 24 godzin, a odbiorcy, którzy otworzyli e-mail przed cofnięciem, nadal będą mogli zobaczyć oryginalną wiadomość. Dla większej pewności, możesz skorzystać z opcji opóźnienia wysyłania e-maila o 5 lub 10 sekund dostępnej w ustawieniach, co daje dodatkowy czas na przemyślenie decyzji o wysłaniu wiadomości.

Co się stanie, jeśli cofanie się nie powiedzie?

Jeśli funkcja cofnięcia wiadomości w Outlooku nie zadziała, może to być spowodowane kilkoma czynnikami. Oto, co warto wiedzieć:

• Otwarcie wiadomości przez odbiorcę:

• Jeśli odbiorca już otworzył e-mail, niestety funkcja cofnięcia nie będzie miała skutku. Outlook nie ma możliwości usunięcia lub zmodyfikowania wiadomości, która została już przeczytana przez odbiorcę.

• Zależność od różnych czynników:

• Powodzenie funkcji cofania wiadomości zależy od wielu czynników, takich jak klient e-mail odbiorcy, obciążenie serwera oraz liczba odbiorców. Niektóre z tych czynników są poza Twoją kontrolą, co oznacza, że sukces nie jest zagwarantowany.

W takich sytuacjach, kiedy cofnięcie maila się nie powiedzie, warto rozważyć wysłanie sprostowania lub przeprosin. Pamiętaj, że otwartość i uczciwość w komunikacji często są bardziej cenione niż próba ukrycia błędu.

Alternatywne metody zapobiegania wysyłaniu niechcianych wiadomości

Aby zapobiec wysyłaniu niechcianych wiadomości i zwiększyć bezpieczeństwo swojej skrzynki odbiorczej, można skorzystać z kilku alternatywnych metod dostępnych w Outlooku. Te metody nie tylko pomagają zarządzać otrzymywanymi e-mailami, ale również zabezpieczają przed potencjalnie szkodliwymi wiadomościami:

• Zarządzanie nadawcami:

• Zablokowani nadawcy: Dodaj adresy e-mail lub domeny do listy zablokowanych nadawców, aby automatycznie kierować ich wiadomości do folderu ze spamem. W nowym Outlooku dla Windows, wpisz adres e-mail lub domenę w polu 'Zablokowani nadawcy i domeny' i naciśnij Enter.
• Bezpieczni nadawcy: Aby upewnić się, że wiadomości od zaufanych nadawców nie są omyłkowo oznaczane jako spam, dodaj ich adresy e-mail do listy bezpiecznych nadawców. Wpisz adres e-mail lub domenę w polu 'Bezpieczni nadawcy i domeny' i naciśnij Enter.

• Dostosowanie ustawień poczty-śmieci:

• W nowym Outlooku, dostęp do ustawień poczty-śmieci uzyskasz klikając na ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu, wybierając 'Wyświetl wszystkie ustawienia Outlook', następnie 'Poczta' i 'Poczta-śmieci'.

• W starszej wersji Outlooka, kliknij 'Śmieci' na karcie głównej, a następnie wybierz 'Opcje poczty-śmieci'.

• Wykorzystanie narzędzi zewnętrznych:

• Rozważ pobranie Kutools dla Outlooka, zestawu narzędzi z ExtendOffice, które ułatwiają zarządzanie zablokowanymi nadawcami oraz bezpiecznymi nadawcami, co pomaga zapobiegać otrzymywaniu niechcianych e-maili.

Korzystając z tych metod, możesz skutecznie minimalizować ryzyko otrzymywania niechcianych wiadomości, a także zwiększyć poziom bezpieczeństwa i organizacji swojej skrzynki odbiorczej.