Jaki serwer dla małej firmy? NAS, czy chmura?

W każdej, nawet najmniejszej firmie, generowane są cenne dane, które muszą być szybko dostępne i odpowiednio zabezpieczone. Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność, czy zarządzasz małym zespołem, kluczowe jest posiadanie przemyślanej strategii zarządzania danymi. Pierwszym krokiem w jej tworzeniu jest odpowiedź na pytanie: gdzie najlepiej będzie przechowywać swoje dane – w chmurze czy lokalnie?

Nawet najmniejsza firma potrzebuje strategii danych. Bez względu na to, czy masz tylko kilka arkuszy kalkulacyjnych, zdjęcia i pliki PDF, musisz wiedzieć, gdzie te pliki się znajdują i jak je chronić. Jeśli współpracujesz z innymi osobami, kluczowe jest, aby i oni mieli szybki i bezpieczny dostęp do tych danych. A w przypadku awarii sprzętu, warto mieć pewność, że wszystko jest zabezpieczone i możliwe do odzyskania.

Wielkość firmy nie zawsze idzie w parze z ilością generowanych danych. Fotografowie, projektanci 3D czy inni profesjonaliści często operują na ogromnych plikach, które wymagają odpowiedniego miejsca do przechowywania. Jak więc znaleźć najlepsze rozwiązanie?

Istnieją dwie opcje, które mogą się wzajemnie uzupełniać: przechowywanie danych lokalnie lub w chmurze. Które rozwiązanie jest najlepsze? To zależy od twoich specyficznych potrzeb i preferencji. W dalszej części artykułu przyjrzymy się obu opcjom i przeanalizujemy je w kontekście różnych scenariuszy, aby pomóc ci stworzyć efektywną strategię danych – z naciskiem na prostotę, dostępność i oczywiście backup.

Serwer do biura

Jeśli Twoja codzienna praca opiera się głównie na dokumentach biurowych, Microsoft 365 może być idealnym rozwiązaniem. Oferuje on wygodne, hybrydowe podejście – z dostępem do chmury, który zapewnia ciągłą dostępność dokumentów oraz lokalny dostęp, który umożliwia pracę na laptopie, nawet bez połączenia z internetem.

Choć nadal istnieje możliwość zakupu wieczystej licencji na Office, warto zastanowić się nad subskrypcją. Subskrypcja Microsoft 365 oferuje więcej korzyści, w tym przechowywanie plików w OneDrive. Kluczowe jest, aby cała struktura Twoich folderów była umieszczona w OneDrive – to gwarantuje, że Twoje dokumenty będą zawsze synchronizowane z chmurą, co zapewnia ich dostępność z każdego miejsca i urządzenia.

Jeśli jednak Twoja firma generuje więcej danych lub potrzebujesz większej kontroli nad nimi, warto rozważyć inne opcje. Dla małych firm doskonałym rozwiązaniem może być serwer NAS, który zapewnia lokalne przechowywanie danych z możliwością zdalnego dostępu.

Serwer dedykowany może być odpowiedni, jeśli wymagasz większej mocy obliczeniowej i wyższej wydajności. Ważne jest, aby dokładnie przeanalizować swoje potrzeby i wybrać serwer, który najlepiej je spełni. Odpowiednio dobrany serwer NAS może zaspokoić potrzeby małej firmy w zakresie przechowywania i zarządzania danymi.

Bez względu na to, które rozwiązanie wybierzesz, najważniejsze jest, aby Twoje dane były dobrze zabezpieczone i łatwo dostępne. Właściwa strategia danych nie tylko ułatwi codzienne zarządzanie, ale również wspomoże przyszły rozwój Twojej firmy.

A co w sytuacji, gdy Twój laptop przestanie działać? Dzięki Microsoft 365, możesz kontynuować pracę bez większych zakłóceń. Po prostu zaloguj się na nowym urządzeniu i wróć do swoich dokumentów. Dodatkowo, Microsoft 365 ułatwia współdzielenie plików i współpracę z innymi osobami, zarówno wewnątrz firmy, jak i z partnerami zewnętrznymi. To ogromna zaleta w dzisiejszym świecie, gdzie czas jest na wagę złota.

Alternatywy, takie jak Google Workspace, są dostępne, ale dla wielu małych firm, jednak z moich obserwacji, Microsoft 365 pozostaje najpopularniejszym wyborem. Word i Excel to narzędzia, które nie mają sobie równych – są nie tylko wszechstronne, ale również powszechnie znane i szeroko stosowane. Integracja z OneDrive w systemie Windows (lub Mac) jest niezwykle wygodna, a większość pracowników czuje się komfortowo, korzystając z aplikacji Office. Dlatego wiele małych firm decyduje się na Microsoft 365 jako swoje podstawowe narzędzie do pracy.

Przechowywanie to jedno, ale pamiętaj o backupie

Warto zwrócić uwagę na jedną istotną kwestię: chociaż OneDrive synchronizuje pliki na Twoim laptopie z chmurą (a także z innymi urządzeniami), nie jest to pełnoprawna kopia zapasowa. To bardzo ważne, aby zrozumieć, że synchronizacja, mimo że niezwykle wygodna, nie zastępuje backupu.

Aby mieć pełną pewność, że Twoje dane są bezpieczne, warto wykonać dodatkową kopię zapasową kluczowych plików w innym miejscu. Możesz na przykład skorzystać z zewnętrznego dysku twardego lub innej usługi chmurowej. Takie podejście zapewnia, że Twoje dane są zawsze chronione, nawet w razie nieprzewidzianych zdarzeń.

Specjalistyczne oprogramowanie i elastyczność z IaaS

Jeśli korzystasz z lokalnie zainstalowanego, specjalistycznego oprogramowania, ważne jest, aby Twoje pliki były przechowywane w sposób umożliwiający dostęp bez opóźnień. W przypadku niewielkich zasobów danych, proste rozwiązania chmurowe, takie jak OneDrive czy Dropbox, mogą być wystarczające. Warto jednak pamiętać, że te rozwiązania mają swoje ograniczenia, szczególnie gdy Twoje potrzeby zaczynają rosnąć.

Jeśli Twoja firma generuje większe ilości danych lub potrzebujesz większej elastyczności i skalowalności, warto rozważyć korzystanie z IaaS. Dzięki IaaS możesz zyskać dostęp do wirtualnych serwerów, przestrzeni dyskowej i innych zasobów infrastrukturalnych bez konieczności inwestowania w fizyczny sprzęt. To rozwiązanie pozwala na płynne dostosowanie się do rosnących potrzeb Twojej firmy, niezależnie od tego, czy potrzebujesz więcej przestrzeni na dane, większej mocy obliczeniowej, czy rozbudowanych możliwości sieciowych.

W przypadku współpracy nad projektami z innymi osobami, lokalnie udostępniony folder na serwerze NAS może okazać się bardzo przydatny. Jednakże, w bardziej wymagających środowiskach, gdzie kluczowa jest skalowalność i niezawodność, IaaS oferuje wszechstronne rozwiązania, które mogą być łatwo dostosowane do specyficznych potrzeb Twojego zespołu. Platformy IaaS, takie jak Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure czy Google Cloud, umożliwiają tworzenie wirtualnych sieci, baz danych i zasobów obliczeniowych dostępnych na żądanie, z dowolnego miejsca na świecie.

Dzięki IaaS, możesz również zintegrować swoje lokalne zasoby z chmurą, tworząc hybrydowe środowisko pracy, które łączy najlepsze cechy lokalnych serwerów NAS z elastycznością i skalowalnością infrastruktury chmurowej. W efekcie, Twoja firma zyskuje nie tylko większą kontrolę nad danymi, ale także możliwość szybkiego dostosowania się do zmieniających się potrzeb rynkowych.

Pamiętaj, że niezależnie od wybranego rozwiązania – serwera NAS, IaaS, czy prostego chmurowego dysku – kluczowe jest, aby Twoje dane były dobrze zabezpieczone i łatwo dostępne.

Duże pliki? Wybierz NAS

Jeśli pracujesz z dużymi plikami, takimi jak filmy, setki czy nawet tysiące zdjęć w formacie RAW, lub złożone modele 3D, chmura może stracić swoje atuty. W takich przypadkach najlepszym rozwiązaniem będzie serwer NAS jako centralny element Twojej strategii zarządzania danymi.

Serwer NAS pozwala na przechowywanie terabajtów danych, które są natychmiast dostępne, bez opóźnień związanych z przesyłaniem plików do i z chmury. Kiedy masz do czynienia z plikami o rozmiarach setek megabajtów lub gigabajtów, przesyłanie ich do chmury może być uciążliwe i czasochłonne. NAS eliminuje ten problem, zapewniając płynny dostęp do wszystkich zasobów w czasie rzeczywistym.

Jeśli potrzebujesz zdalnego dostępu do swoich plików, serwer NAS również spełni te oczekiwania. Dzięki interfejsowi NAS lub połączeniu VPN, możesz mieć dostęp do swoich danych z dowolnego miejsca na świecie. Co więcej, udostępnianie plików staje się niezwykle proste i bezpieczne. Nie musisz już korzystać z zewnętrznych usług, takich jak WeTransfer, aby przesyłać duże pliki wideo czy całe foldery zdjęć. Serwer NAS pozwala na stworzenie bezpiecznego linku, dzięki któremu możesz udostępniać pliki w sposób szybki i bezpieczny, niezależnie od ich rozmiaru.

Jak już wspomnałem, kluczowe jest, aby zadbać o odpowiednią kopię zapasową dla swojego NAS. Na szczęście, dzięki dostępności chmurowych rozwiązań backupowych, nie jest to ani skomplikowane, ani drogie. Synology oferuje własną chmurę C2, a Qnap proponuje myQnapCloud. Możesz także wybrać zewnętrznego dostawcę, takiego jak OVH, który oferuje konkurencyjne ceny i niezawodną ochronę danych.

Zalety i wady

Wybór odpowiedniego rozwiązania do zarządzania danymi w małej firmie, czy to będzie chmura, serwer NAS, czy IaaS, może przynieść wiele korzyści, ale warto również rozważyć potencjalne wady. Zrozumienie zalet i wad każdego z tych rozwiązań pomoże Ci podjąć najlepszą decyzję dla Twojej firmy.

Im większe pliki, tym bardziej przydatny staje się NAS lub IaaS

Szybkość lokalnej sieci, możliwość pracy z udostępnionymi folderami oraz wbudowane opcje do łatwego tworzenia kopii zapasowych zgodnie z zasadą 3-2-1 to tylko niektóre z wielu zalet, które oferuje NAS. Z kolei IaaS (Infrastructure as a Service) zapewnia elastyczność i skalowalność, umożliwiając firmom korzystanie z wirtualnych zasobów IT bez konieczności inwestowania w fizyczny sprzęt. Każde z tych rozwiązań ma swoje unikalne zalety, ale również wady, które warto rozważyć w kontekście specyficznych potrzeb Twojej firmy.

Przeanalizujmy więc wady i zalety chmury, NAS oraz IaaS w formie tabeli:

Każde z tych rozwiązań ma swoje mocne i słabe strony. Ogólna zasada mówi, że NAS jest bardziej atrakcyjny, gdy pracujesz z dużymi lub ważnymi plikami i potrzebujesz szybkiego dostępu do nich w lokalnej sieci. Chmura natomiast sprawdza się, gdy pracujesz z mniejszymi plikami i zależy Ci na łatwej integracji z innymi narzędziami, takimi jak Office 365. Z kolei IaaS to doskonałe rozwiązanie, gdy Twoja firma potrzebuje elastyczności i skalowalności, umożliwiając korzystanie z infrastruktury IT na żądanie, bez inwestowania w sprzęt fizyczny.

Kopia zapasowa

Posiadanie solidnej strategii backupu jest niezwykle istotne dla bezpieczeństwa Twoich danych. Choć serwer NAS zapewnia pewną redundancję w przypadku problemów sprzętowych, nie zastępuje pełnoprawnej kopii zapasowej. Dlatego warto zadbać o dodatkowe rozwiązanie backupowe, które zabezpieczy Twoje dane przed utratą.

Bez względu na to, które rozwiązanie przechowywania i przetwarzania danych wybierzesz, pamiętaj, że backup jest nieodzownym elementem każdej strategii zarządzania nimi. Jeśli decydujesz się na chmurę, koniecznie zadbaj również o lokalną kopię zapasową, która pozwoli Ci odzyskać pliki w razie problemów z usługami takimi jak OneDrive, Google Drive czy Dropbox. Nawet najbardziej zaufane usługi chmurowe, dostarczane przez technologicznych gigantów jak Google i Microsoft, nie są wolne od błędów. Gdy coś pójdzie nie tak z Twoją chmurą i synchronizacja przeniesie te problemy na Twój komputer, własna kopia zapasowa może okazać się nieoceniona.

Jeśli preferujesz NAS, najlepszym rozwiązaniem będzie stworzenie kopii zapasowej w chmurze. W przypadku nieszczęścia, takiego jak pożar czy inna katastrofa, która zniszczy Twój NAS, będziesz mógł szybko odzyskać dane dzięki backupowi w chmurze. Podobnie, korzystając z IaaS, zyskujesz dodatkową warstwę ochrony, która nie tylko przechowuje kopie zapasowe w bezpiecznym miejscu, ale także umożliwia szybkie skalowanie w razie potrzeby.

Kombinacja NAS, IaaS i chmury to inteligentna strategia dla małych firm, które pragną kompleksowo chronić swoje zasoby i jednocześnie korzystać z nowoczesnych rozwiązań technologicznych.

Myślenie strategiczne

Niezależnie od tego, jakie rozwiązanie wybierzesz, warto poświęcić chwilę na przemyślenie i opracowanie strategii, która rzeczywiście zasługuje na to miano. Działanie w sposób chaotyczny, gdzie część plików znajduje się na laptopie, inne na zewnętrznym dysku, a jeszcze inne w chmurze, z ograniczoną synchronizacją kilku folderów w OneDrive, to prosta droga do problemów. Co więcej, bardzo ważne jest posiadanie jasnej i spójnej strategii backupu.

Dobrze przemyślana strategia backupu pozwala uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w przyszłości i gwarantuje, że zawsze będziesz miał dostęp do swoich najważniejszych plików, niezależnie od sytuacji. Odpowiednia organizacja i konsekwencja w zarządzaniu danymi to fundamenty bezpieczeństwa, które pozwolą Ci spać spokojnie, wiedząc, że Twoje zasoby są właściwie chronione.