Jak przenieść firmę do chmury - migracja do Microsoft 365

Przeniesienie operacji biznesowych na platformę Microsoft 365 jest strategicznym krokiem dla firm przechodzących proces cyfrowej transformacji oraz dążących do zwiększenia efektywności operacyjnej. Microsoft 365, zapewnia łatwą skalowalność, elastyczność oraz ochronę danych, jest elementem cyfrowej transformacji umożliwiającym oszczędności kosztów i szybką implementację. Pozwala na pracę w różnych trybach, w tym zdalnym czy hybrydowym, wyposażając zespoły w narzędzia niezbędne do komunikacji i efektywnej pracy.

Artykuł ten ma na celu przedstawienie efektywnego procesu migracji do środowiska Microsoft 365, kładąc nacisk na niezbędne etapy, takie jak analiza stanu wyjściowego, odpowiednie planowanie oraz przygotowanie organizacji i jej użytkowników.

Znajdziesz tutaj przewodnik po procesie wiodący przez realizację migracji, wsparcie po migracji, aż do podsumowania i dalszych kierunków rozwoju. Moim celem jest przygotowanie Cię do maksymalnego wykorzystania potencjału Microsoft Cloud i Office 365 w ramach swojej firmy.

Korzyści pracy na Microsoft 365

Zacznijmy od tego, dlaczego warto przenieść się na Microsoft 365. Okazuje się, że przynosi to wiele korzyści dla firm, które pragną efektywniej zarządzać swoimi zasobami i procesami. Oto niektóre z głównych zalet:

• Dostęp do Aplikacji i Usług: Microsoft 365, znany również jako Office 365, oferuje dostęp do aplikacji Microsoft, usług w chmurze oraz funkcji bezpieczeństwa. Zawiera kluczowe aplikacje takie jak Word, Excel czy PowerPoint, które umożliwiają współpracę zespołów.
• Współtworzenie Dokumentów w Czasie Rzeczywistym: Umożliwia wielu użytkownikom pracę z dokumentem jednocześnie w takich programach jak Word, Excel czy PowerPoint, z łatwym dostępem do poprzednich wersji dokumentów.
• Zaawansowane Funkcje Microsoft Teams: Microsoft Teams zapewnia zaawansowane funkcje czatu, wideokonferencji i udostępniania plików, co jest szczególnie istotne dla rozproszonych zespołów.
• Ochrona Danych: Microsoft 365 zapewnia ochronę danych, nawet gdy pliki są udostępniane poza firmę, oferując bezpieczne udostępnianie plików za pomocą linków z kontrolą dostępu i uprawnień do edycji.
• Automatyczne Kopie Zapasowe: Tworzone są automatyczne kopie zapasowe wszystkich plików na bezpiecznym koncie OneDrive, a uczenie maszynowe pomaga w upraszczaniu planowania, przypomina o ważnych wydarzeniach.
• Narzędzia do Ochrony i Zgodności: Platforma oferuje narzędzia do identyfikacji luk w zabezpieczeniach, klasyfikowania, ochrony i monitorowania danych, a także przestrzegania przepisów takich jak RODO.
• Synchronizacja i Przechowywanie: Microsoft 365 umożliwia pełną synchronizację między Teams, kalendarzem Outlook i pocztą, co ułatwia planowanie spotkań. Oferuje również 1 TB przestrzeni w chmurze na SharePoint i 50 lub 100 GB dla skrzynki pocztowej, co zmniejsza obciążenie serwerów firmowych.

Wdrożenie Microsoft 365 to szansa na znaczącą transformację operacyjną, której efektywność zależy od wstępnej analizy i fazy planowania. Warto też mieć na uwadze, że ten proces wymaga zaangażowania zespołów IT i użytkowników.

Analiza i Ocena Stanu Wyjściowego

Przed rozpoczęciem migracji do Microsoft 365, niezbędne jest dokładne zrozumienie i ocena obecnej infrastruktury, aby zidentyfikować potencjalne problemy z kompatybilnością. W takiej sytuacji konieczna będzie:

• Ocena Kompatybilności: Zbadanie istniejących rozwiązań IT i sprawdzenie ich zgodności z Microsoft 365 jest kluczowe, aby uniknąć przeszkód technicznych podczas migracji.
• Analiza Potrzeb Firmy: Określenie liczby użytkowników, typów urządzeń i konkretnych aplikacji, które będą najbardziej przydatne, jest podstawowym krokiem w procesie oceny możliwości i potencjalnych problemów.
• Bezpieczeństwo Danych: Zabezpieczenie istniejących danych, w tym e-maili, dokumentów, jest niezbędne przed rozpoczęciem migracji, aby zapobiec ich utracie.

Dodatkowo, warto:

Przeprowadzić Ankietę Gotowości Organizacyjnej:

• Wykorzystanie ankiet i wywiadów z użytkownikami do zrozumienia aktualnych przepływów pracy.
• Projektowanie docelowego stanu idealnego w oparciu o cele biznesowe, z uwzględnieniem aktualnych procedur.

Wybrać Narzędzia Migracyjne:

• Ocena narzędzi migracyjnych Microsoftu w porównaniu z rozwiązaniami stron trzecich, aby wybrać najbardziej odpowiednie narzędzia dla różnych typów danych.

Ocenić Budżet i Zasoby

Zaktualizować Polityki Bezpieczeństwa:

• Aktualizacja wszystkich polityk i procedur bezpieczeństwa przed migracją, zapewnia zgodność z RODO i innymi regulacjami w nowym środowisku.
• Zabezpieczenie istniejących danych przed rozpoczęciem procesu migracji jest niezbędne, aby zminimalizować ryzyko utraty ważnych informacji w trakcie przejścia.

Planowanie Procesu Migracji na Microsoft 365

Planowanie procesu migracji do środowiska Microsoft 365 jest etapem, który wymaga dokładnej organizacji i koordynacji. Oto szczegółowe kroki, jakie należy podjąć:

1. Przygotowanie środowiska usługowego:

• Aktywacja i konfiguracja usługi po stronie Microsoftu.

• Tworzenie kont użytkowników, konfiguracja przekierowań, kont wspólnych oraz grup.

• Konfiguracja domen i wpisów DNS, weryfikacja przepływu poczty.

2. Migracja skrzynek pocztowych:

• Stworzenie skryptów migracyjnych dla skrzynek e-mail, rzeczywista migracja skrzynek użytkowników.

• Weryfikacja procesu migracji i zakończenie migracji skrzynek pocztowych.

3. Konfiguracja komputerów użytkowników:

• Konfiguracja skrzynek pocztowych na kontach użytkowników.

• Wprowadzenie Wieloskładnikowego Uwierzytelnienia (MFA).

• Instalacja pakietu Office, Teams oraz One Drive na komputerach pracowników.

Dodatkowo, warto rozważyć wdrożenie dodatkowych usług Microsoft 365, takich jak Azure Information Protection do klasyfikacji i ochrony danych czy Intune do zarządzania urządzeniami mobilnymi i komputerowymi oraz stosowania polityk bezpieczeństwa.

Ważne jest, aby cały proces migracji był dobrze zaplanowany i skomunikowany z użytkownikami oraz interesariuszami. Wskazane jest, aby obejmował odpowiednie szkolenia i wsparcie. Migracja może zająć do kilku dni roboczych w zależności od przygotowań i liczby migrowanych kont użytkowników.

Przygotowanie Organizacji i Użytkowników

Szkolenie użytkowników w zakresie korzystania z Microsoft 365 i jego funkcji jest elementem fazy przygotowań. Warto zapewnić odpowiednie licencjonowanie i wsparcie przed rozpoczęciem migracji do Microsoft 365.

Szkolenia są niezbędne w trakcie implementacji i po migracji, aby użytkownicy czuli się komfortowo z nowymi narzędziami i funkcjami. Oto kilka aspektów, na które warto zwrócić uwagę:

1. Szkolenie i Wsparcie:

• Warto organizować szkolenia w trybie ciągłym. Tematy funkcji i narzędzi Microsoft 365 mogą nie utrwalić się po pierwszym szkoleniu, a lepsza ich znajomość znacznie wpływa na efektywność pracy.

• Zapewnienie dostępu do zasobów edukacyjnych, takich jak Microsoft Learn pozwoli pracownikom doszkalać się we własnym zakresie.

2. Zespół Migracyjny:

• Zbudowanie zespołu migracyjnego, w którym znajdą się przedstawiciele IT, jednostek biznesowych, bezpieczeństwa, zgodności, prawnych i innych odpowiednich działów, przydaje się, aby wspierać migrację we wszystkich obszarach.

Dodatkowo, Microsoft oferuje narzędzia i zasoby wspomagające migrację, w tym SharePoint Migration Tool (SPMT) oraz FastTrack Center, które zapewnia narzędzia, zasoby oraz bezpłatne usługi oceny i planowania procesu.

Realizacja Przejścia na Microsoft 365

Realizacja migracji do Microsoft 365 jest procesem, który wymaga dokładnej koordynacji i zrozumienia zarówno ograniczeń, jak i funkcji systemów źródłowych i docelowych. Oto kluczowe aspekty, które należy wziąć pod uwagę:

• Wybór Metody Migracji: Istnieje kilka metod przenoszenia danych do Microsoft 365, w tym użycie narzędzi natywnych, dedykowanych skryptów lub rozwiązań firm trzecich. Każda metoda ma swoje wyzwania, takie jak zarządzanie zmianą, komunikacja z użytkownikami i zapewnienie integralności danych. Wybór odpowiedniej metody migracji jest decydujący dla powodzenia całego procesu.
• Przygotowanie Środowiska: Przed rozpoczęciem migracji, konieczne jest przygotowanie środowiska usługowego, co obejmuje aktywację i konfigurację usługi po stronie Microsoftu, tworzenie kont użytkowników i konfigurację domen. Oferujemy wsparcie w tych etapach, w tym również w opcjonalnej konfiguracji komputerów użytkowników.
• Czas i Koszty Migracji: Migracja do Microsoft 365 zazwyczaj kończy się maksymalnie w ciągu kilku dni roboczych, w zależności od przygotowania i liczby migrowanych kont. Koszty migracji obejmują przygotowanie środowiska, transfer użytkowników i migrację zawartości.

Wsparcie Po Migracji

Po pomyślnym wdrożeniu Microsoft 365, wsparcie po migracji zapewnia długotrwałe korzyści z nowego środowiska. Warto w tym temacie przemyśleć kilka kwestii, oto one:

Zabezpieczenie i Zgodność:

• Wdrożenie zaawansowanych funkcji bezpieczeństwa Microsoft 365, w tym bezpieczne uwierzytelnianie za pomocą OAuth 2.0, szyfrowanie danych oraz ochrona przed utratą danych.
• Zapewnienie zgodności z normami ISO/IEC 27001 i ISO/IEC 27018, co jest istotne dla zachowania wysokich standardów bezpieczeństwa i prywatności.

Plan Wycofania Systemów Dziedzicznych:

• Opracowanie planu dezaktywacji i oczyszczania starych systemów po spełnieniu kryteriów stabilności po migracji, co pozwala na bezpieczne przejście do nowego środowiska.

Kluczowe jest, aby po migracji skoncentrować się na wyzwaniach związanych z adaptacją użytkowników, a nie tylko na kwestiach technicznych. Przejście na Microsoft Cloud powinno być wsparte ciągłym szkoleniem i wsparciem technicznym, aby wszystkie funkcje Microsoft Office 365 Business były w pełni wykorzystywane i zrozumiałe dla użytkowników.

Podsumowanie i Dalsze Kierunki Rozwoju

Migracja do Microsoft 365 to kompleksowy proces wymagający dokładnego planowania i wsparcia, ale korzyści, które oferuje w zakresie wydajności, zabezpieczeń i integracji, są nie do przecenienia.

Odpowiednie przygotowanie organizacji, zrozumienie potrzeb biznesowych i zabezpieczenie danych stanowią podwaliny dla pomyślnej transformacji cyfrowej. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą się skupić na rozwijaniu swojej działalności, mając pewność, że ich systemy są nowoczesne, bezpieczne i skalowalne.

Wraz z wnikliwą analizą stanu obecnego i właściwym przygotowaniem zespołów, możemy maksymalizować wykorzystanie potencjału, jaki niesie Microsoft 365. Jeżeli zależy ci na skutecznej i płynnej migracji, bez względu na to, czy zaczynasz od zera, czy przejście dotyczy użytkowanych od lat systemów, nasz zespół jest gotowy wesprzeć cię na każdym etapie – napisz do nas!  

Wykorzystaj okazję do przekształcenia zarówno przestrzeni roboczej, jak i sposobu pracy, aby doświadczyć pełnych benefitów, których dostarcza chmura Microsoft.