Tajniki Microsoft Purview: Nieznane Funkcje Zabezpieczeń

Większość organizacji kojarzy Microsoft Purview z „odfajkowaniem zgodności” i prostym eDiscovery. Tymczasem pod spodem kryje się rozbudowany zestaw narzędzi bezpieczeństwa, które potrafią realnie zmniejszyć ryzyko i posprzątać chaos w danych – o ile ktoś w ogóle wie, że tam są.

Podczas wdrożeń widzimy to samo: firmy płacą za licencje, korzystają z kilku najbardziej oczywistych funkcji, a reszta możliwości Purview leży odłogiem. Część tych „ukrytych” modułów potrafi zastąpić osobne produkty bezpieczeństwa, inne z kolei mają bardzo konkretne ograniczenia, które wychodzą dopiero w boju.

W tym artykule zaglądamy pod maskę Purview. Pokazujemy funkcje, o których rzadko mówi marketing, a także miejsca, w których platforma potrafi mocno rozczarować – szczególnie przy integracjach i rosnących wymaganiach prawnych. Dzięki temu łatwiej ocenisz, czy Purview faktycznie wspiera Twoją strategię bezpieczeństwa, czy tylko generuje kolejny zestaw raportów.

Funkcje, o których większość nie wie

Microsoft Purview skrywa funkcje zabezpieczeń, których istnienie umyka nawet doświadczonym administratorom. Podczas naszych wdrożeń wielokrotnie odkrywaliśmy możliwości, które mogły rozwiązać problemy klientów, ale nikt o nich nie słyszał.

Pierwszą z takich ukrytych perełek jest zarządzanie cyklem życia danych. Ta funkcja pozwala organizacjom zachować tylko to, co niezbędne, a pozbyć się reszty. Rezultat? Znacznie mniejsza powierzchnia ataku i uporządkowane środowisko.

Data Lifecycle Management robi to automatycznie. Ustanawiasz polityki retencji dla Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams czy Viva Engage, a system sam klasyfikuje, przechowuje i usuwa treści zgodnie z zasadami. Żadnych ręcznych interwencji, żadnego zalegania niepotrzebnych danych.

Kolejny nieoczywisty mechanizm to Microsoft Purview Information Barriers. IB ogranicza komunikację między grupami użytkowników w Teams, SharePoint i OneDrive. Brzmi jak ograniczenie? W wysoce regulowanych branżach to ratunek przed konfliktami interesów i niekontrolowanym przepływem informacji wewnętrznych.

Purview rejestruje wszystko. Funkcje audytu działają domyślnie, przechowując rejestry przez 180 dni w standardzie, a w wersji Premium nawet przez rok. Gdy pojawi się incident bezpieczeństwa, masz kompletne dane do analizy i dochodzenia.

Data Security Investigations wykorzystuje sztuczną inteligencję do reagowania na incydenty. DSI analizuje ogromne ilości danych, identyfikuje zagrożenia i koordynuje współpracę z zespołami. System robi to, na co człowiekowi potrzeba tygodni.

Dynamiczne znakowanie wodne w aplikacjach Office może wydawać się drobiazgiem. Word, Excel, PowerPoint oznaczają dokumenty w sposób pozwalający śledzić źródło wycieków. Prosta funkcja, która może uratować organizację przed stratami wizerunku czy finansów.

eDiscovery - kiedy prawo spotyka się z technologią.

Microsoft Purview dostarcza rozwiązania eDiscovery, które mają pomóc organizacjom w identyfikowaniu i dostarczaniu elektronicznych dowodów w sprawach prawnych. Brzmi imponująco, prawda?

Platforma oferuje trzy poziomy funkcjonalności: podstawowe wyszukiwanie treści, eDiscovery Standard oraz eDiscovery Premium. Każdy kolejny poziom zwiększa możliwości - od prostego wyszukiwania po zaawansowane zarządzanie sprawami i analizę dowodów.

Jednak prawdziwe wyzwania pojawiają się, gdy zaczynamy pracować z ograniczeniami technicznymi. Pojedyncze wyszukiwanie może objąć maksymalnie 1000 skrzynek pocztowych lub witryn, a podgląd wyników jest ograniczony do 1000 elementów dla wiadomości e-mail i zaledwie 200 dla witryn SharePoint. Maksymalny rozmiar eksportowanych danych? 2 TB dla standardowego eDiscovery i 5 TB dla wersji Premium.

Co więcej, od 31 sierpnia 2025 roku klasyczne doświadczenia eDiscovery zostały wycofane na rzecz nowej wersji w portalu Microsoft Purview. Nowy model rozliczeniowy wprowadza opłaty pay-as-you-go dla przechowywania danych spoza Microsoft 365 oraz wymusza wykorzystanie Microsoft Graph API dla klientów z licencjami E3.

Microsoft Purview Compliance Manager oferuje ponad 360 szablonów regulacyjnych, wspierając organizacje w spełnianiu wymogów standardów takich jak HIPAA, GDPR czy NIST. To brzmi jak rozwiązanie wszystkich problemów z compliance, ale czy rzeczywiście jest tak różowo?

Kiedy Microsoft Purview pokazuje swoje ograniczenia...

Microsoft Purview ma swoje mocne strony, ale co się dzieje, gdy sięgamy po funkcje wykraczające poza standardowy ekosystem Microsoft? Szybko okazuje się, że platforma napotyka na poważne bariery integracyjne.

Natywna obsługa systemów takich jak SAP czy Oracle? Niewystarczająca. To oznacza konieczność tworzenia niestandardowych rozwiązań lub sięgania po zewnętrzne narzędzia. Dodatkowy koszt, dodatkowa złożożność, dodatkowe problemy.

Microsoft nakłada również konkretne techniczne limity na niestandardowe typy informacji wrażliwych (SITs). Maksymalnie 500 typów, wyrażenia regularne do 1024 znaków, najwyżej 2048 terminów na listę słów kluczowych. Brzmi dużo? Dla rozbudowanych polityk bezpieczeństwa to może okazać się niewystarczające!

Jeszcze większym problemem staje się różnica w dostępnych działaniach egzekwujących pomiędzy różnymi usługami. Łączysz kilka usług w jednej polityce? Tracisz dostęp do kluczowych opcji konfiguracyjnych. DLP nagle staje się mniej elastyczne, niż potrzebujesz.

Obsługa formatów plików także pozostawia wiele do życzenia. Microsoft Purview radzi sobie głównie z formatami Microsoft, a wsparcie dla multimediów i formatów branżowych jest ograniczone. Zaawansowane funkcje analityczne wymagają często licencji E5 lub droższych dodatków. Czy to nie powinno działać od razu?

Z każdego wdrożenia trzeba wyciągnąć wnioski.

Microsoft Purview to potężne narzędzie, ale jak każda platforma ma swoje mocne i słabe strony. Zarządzanie cyklem życia danych, bariery informacyjne czy zaawansowany audyt to solidne fundamenty bezpieczeństwa. Jednak same narzędzia to jeszcze nie wszystko - kluczem jest ich właściwa konfiguracja.

Funkcje zgodności i eDiscovery wyglądają imponująco na papierze, ale w praktyce napotykamy konkretne ograniczenia. 1000 skrzynek pocztowych na jedno wyszukiwanie, czy limity eksportu danych.

Co z integracją poza ekosystemem Microsoft? Tu zaczyna się prawdziwa zabawa. SAP, Oracle i inne systemy zewnętrzne wymagają dodatkowej pracy. Microsoft nakłada również konkretne limity - maksymalnie 500 niestandardowych typów informacji wrażliwych czy 1024 znaki dla wyrażeń regularnych. Brzmi dużo? W praktyce może się okazać niewystarczające.

Najważniejsza lekcja? Microsoft Purview wymaga głębokiego zrozumienia swoich możliwości i ograniczeń. Nie ma sensu wdrażać go na ślepo, licząc na to, że wszystko zadziała magicznie. Administratorzy muszą stale się uczyć, śledzić zmiany i dostosowywać strategie bezpieczeństwa.

Ostatecznie, skuteczna ochrona danych to nie tylko technologia, ale też wiedza i doświadczenie zespołu. Microsoft Purview może być doskonałym narzędziem, ale tylko w rękach ludzi, którzy rozumieją jego działanie.