Outsourcing IT: Na czym polega i jak może zmniejszyć koszty Twojej firmy

Outsourcing IT, staje się coraz bardziej popularną strategią zapewnienia bezpiecznego i stabilnego działania systemów informatycznych w firmach. Niezależnie od tego, czy usługi outsourcingu IT są świadczone zdalnie (offshoring) czy lokalnie (nearshoring), mogą one znacząco obniżyć koszty Twojej firmy i usprawnić operacje IT.

W tym artykule omówię kluczowe aspekty związane z outsourcingiem IT, w tym czym jest outsourcing informatyczny, korzyści płynące z administracji IT poprzez outsourcing oraz kiedy warto rozważyć takie rozwiązanie dla swojego biznesu. Pomimo że outsourcing usług IT wiąże się z wieloma korzyściami, ważne jest również zrozumienie potencjalnych zagrożeń podczas wyboru odpowiedniej firmy oferującej, wsparcie, monitoring IT i zarządzanie infrastrukturą informatyczną.

Czym jest Outsourcing IT

Outsourcing IT polega na zatrudnieniu zewnętrznej firmy do obsługi określonych zadań związanych z obsługą infrastruktury informatycznej. W zależności od potrzeb i możliwości przedsiębiorstw, outsourcing IT może przyjmować różne formy:

1. Offshoring: przeniesienie projektów IT do krajów, gdzie koszty pracy są niższe.

2. Nearshoring: współpraca z firmami z miejsc sąsiadujących lub znajdujących się w tej samej strefie czasowej.

3. Onshoring: outsourcing w obrębie tego samego regionu.

Każda z tych form ma swoje zalety, ale głównym czynnikiem decydującym o wyborze jest zazwyczaj redukcja kosztów. Outsourcing IT pozwala na:

1. Obniżenie kosztów pracy dzięki dostępowi do szerokiego rynku talentów.

2. Zmniejszenie wydatków na infrastrukturę IT, ponieważ zewnętrzny dostawca wykorzystuje swoje zasoby.

3. Dostęp do najnowszych technologii i rozwiązań, co zwiększa bezpieczeństwo IT.

Oprócz oszczędności, outsourcing IT oferuje również dostęp do specjalistycznej wiedzy i umiejętności, które mogą nie być dostępne wewnętrznie. Firmy outsourcingowe często dysponują zespołami ekspertów w różnych dziedzinach IT, co pozwala na szybsze i bardziej efektywne rozwiązywanie problemów oraz wprowadzanie innowacji.

Usługi oferowane w ramach outsourcingu IT obejmują szeroki zakres działań, takich jak:

1. Zarządzanie siecią i serwerami

2. Przeprowadzanie regularnych kontroli systemu

3. Aktualizacje oprogramowania

4. Rozwiązywanie problemów technicznych

5. Archiwizacja danych

6. Konsultacje IT

Dzięki outsourcingowi IT, firmy mogą skupić się na swoich kluczowych działaniach biznesowych, jednocześnie mając pewność, że ich infrastruktura IT jest w rękach doświadczonych profesjonalistów. Podobnie, jak z usługami biur rachunkowych, czy HR, takie podejście pozwala na bardziej elastyczne podejście oraz pozyskanie szerokich kompetencji niższym kosztem.

Zalety outsourcingu IT dla biznesu

Korzystanie z outsourcingu IT przynosi szereg korzyści, które mogą znacząco wpłynąć na efektywność i koszty operacyjne Twojej firmy. Poniżej przedstawiam kluczowe zalety, które warto rozważyć:

1. Dostęp do doświadczonych specjalistów: Outsourcing IT umożliwia korzystanie z wiedzy i umiejętności z różnych dziedzin bez konieczności zatrudniania dodatkowych osób na etat.

2. Szybszy czas wprowadzenia na rynek: Dzięki wsparciu zewnętrznych zespołów, projekty IT mogą być realizowane szybciej, co przekłada się na lepszą konkurencyjność firmy.

3. Zmniejszenie kosztów rozwoju: Outsourcing pozwala na optymalizację wydatków związanych z rozwojem i utrzymaniem infrastruktury IT.

4. Skalowalność: W miarę rozwoju firmy, usługi IT mogą być łatwo dostosowywane do aktualnych potrzeb, bez konieczności inwestowania w dodatkowe zasoby.

5. Współdzielenie wiedzy: Praca z zewnętrznymi dostawcami usług IT to nie tylko dostęp do ich umiejętności, ale również możliwość wymiany doświadczeń i najlepszych praktyk.

Od kilku lat obserwujemy kilka trendów w outsourcingu IT, które są szczególnie korzystne dla firm:

1. Zwiększone wykorzystanie usług chmurowych: Cloud computing oferuje elastyczność, skalowalność i potencjalne oszczędności kosztów.

2. Większy nacisk na AI i automatyzację: Automatyzacja procesów i wykorzystanie sztucznej inteligencji mogą znacząco zwiększyć efektywność operacyjną.

3. Wzmocnione środki bezpieczeństwa cybernetycznego: Outsourcing firm specjalizujących się w cyberbezpieczeństwie zapewnia lepszą ochronę przed zagrożeniami.

4. Popyt na specjalistów full-stack: Wszechstronni specjaliści IT są w stanie realizować kompleksowe projekty, co jest szczególnie cenne w dynamicznie zmieniającym się środowisku technologicznym.

Decydując się na outsourcing IT masz możliwość skorzystania z najnowszych technologii i rozwiązań, bez konieczności angażowania znaczących zasobów własnych.

Kiedy warto rozważyć outsourcing IT?

Rozważenie outsourcingu IT może być najbardziej pomocne dla firm, które napotykają wyzwania wewnątrz organizacji oraz mają kłopot z reagowaniem na zmieniające się realia biznesowe. Poniżej opisuję główne przesłanki, jakimi możesz się kierować, kiedy zastanawiasz się, czy potrzebujesz outsourcingu IT:

1. Brak wewnętrznej wiedzy specjalistycznej: Jeśli Twoja firma nie dysponuje odpowiednimi zasobami lub specjalistyczną wiedzą w dziedzinie IT, outsourcing może być rozwiązaniem, które zapewni dostęp do niezbędnych umiejętności i doświadczenia.

2. Potrzeba redukcji kosztów: Firmy, które szukają sposobów na obniżenie wydatków, często znajdują w outsourcingu IT efektywny sposób na zmniejszenie kosztów operacyjnych i inwestycyjnych.

3. Zmienne potrzeby biznesowe: W świecie ciągłych zmian, elastyczność w dostosowaniu zasobów IT do aktualnych potrzeb biznesowych jest kluczowa. Outsourcing IT umożliwia skalowanie usług w górę lub w dół w zależności od wymagań projektu lub sezonowych wahań popytu.

Dodatkowo, firmy bez własnego działu IT lub te, które potrzebują wsparcia w określonym, wyspecjalizowanym obszarze, również mogą znaleźć wartość w outsourcingu IT:

1. Brak własnego działu IT: Dla firm, które nie posiadają wewnętrznego zespołu IT lub jego zasoby są ograniczone, outsourcing stanowi możliwość skorzystania z pełnego wsparcia technologicznego bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników.

2. Body leasing IT: Jest to korzystne, gdy firma ma do realizacji konkretny projekt, ale nie dysponuje niezbędnym zespołem IT lub specjalistą z określonymi umiejętnościami. Outsourcing pozwala na tymczasowe "wypożyczenie" ekspertów, co jest szczególnie przydatne w przypadku projektów o wysokim stopniu specjalizacji.

Decyzja o outsourcingu IT może być motywowana różnymi czynnikami, takimi jak brak wewnętrznej wiedzy, potrzeba redukcji kosztów, zmienne potrzeby biznesowe, czy specyficzne wymagania projektowe.

Ile kosztuje Outsourcing IT

Outsourcing IT jest często tańszy niż zatrudnienie pracownika na etat, co eliminuje koszty związane z wynagrodzeniami, podatkami, składkami na ubezpieczenia społeczne, przestrzenią biurową i szkoleniami.

Jednakże, koszt usług outsourcingu IT zależy od wielu czynników, takich jak rodzaj usługi, złożoność projektu, wymagane umiejętności i doświadczenie, a także lokalizacja. Poniżej przedstawiono kluczowe czynniki wpływające na koszty:

1. Rodzaj usługi i złożoność projektu: Koszty mogą znacznie różnić się w zależności od tego, czy potrzebujesz wsparcia sieciowego, rozwoju oprogramowania, czy też wdrożenia systemu bezpieczeństwa.

2. Skala projektu i specjalne wymagania: Większe projekty wymagające specjalistycznej wiedzy lub niestandardowych rozwiązań mogą generować wyższe koszty.

Przykładowe koszty usług IT mogą obejmować:

1. Wsparcie komputerowe, którego cena uzależniona jest od liczby komputerów, serwerów, wykorzystywanych rozwiązań, liczby lokalizacji i użytkowników - koszty wsparcia mogą wahać się od kilkuset złotych miesięcznie do nawet kilkudzisieciu tysięcy.

2. Wdrożenie programu antywirusowego, backup serwera, konfiguracja VPN, audyt sieci IT, konsultacje i porady IT: od 200 do 400 PLN netto za godzinę.

3. Hosting stron internetowych, baz danych i e-maili z administracją: około 1000 PLN miesięcznie, w zależności od liczby kont i rozmiaru skrzynek pocztowych.

Outsourcing IT a Informatyk na etacie

Decydując się na outsourcing IT, zyskujesz pewność ciągłej obsługi i wsparcia, co jest szczególnie istotne w sytuacjach kryzysowych. W przeciwieństwie do zatrudnionego na etat informatyka, który pracuje w określonych godzinach i może być nieobecny z powodu urlopu czy choroby, firmy outsourcingowe zapewniają stałą dostępność usług. To kluczowe dla ciągłości działania Twojej firmy, zwłaszcza gdy niespodziewane problemy wymagają natychmiastowej interwencji.

1. Stała dostępność vs. ograniczone godziny pracy: Outsourcing IT gwarantuje ciągłość wsparcia, podczas gdy pracownik etatowy jest dostępny tylko w określonych godzinach.

2. Zarządzanie kryzysowe: W przypadku awarii czy ataków cybernetycznych, zespoły outsourcingowe mogą natychmiast zareagować, niezależnie od pory dnia.

Kolejnym aspektem, który przemawia na korzyść outsourcingu IT, jest zapewnienie wysokiej jakości usług poprzez stały monitoring i kontrolę. Zatrudnienie niewłaściwej osoby na stanowisko informatyka może prowadzić do obniżenia jakości obsługi i pojawienia się problemów technicznych, które mogą negatywnie wpływać na działanie Twojej firmy. Firmy outsourcingowe, dzięki swojemu doświadczeniu i specjalizacji, minimalizują ryzyko błędów i zapewniają efektywne zarządzanie infrastrukturą IT.

1. Kontrola jakości usług: Outsourcing IT oferuje specjalistyczne zespoły monitorujące jakość i bezpieczeństwo usług.

2. Minimalizacja ryzyka: Zatrudnienie nieodpowiedniej osoby na etat może prowadzić do problemów, których unikniesz, decydując się na współpracę z doświadczoną firmą outsourcingową.

Outsourcing IT daje również gwarancję utrzymania ciągłości operacyjnej poprzez zachowanie wszystkich niezbędnych danych i specyfikacji, nawet w przypadku odejścia lub nieobecności pracownika. Firmy outsourcingowe dbają o to, by wiedza na temat Twojej infrastruktury IT była zawsze aktualna i dostępna dla całego zespołu, co zapewnia bezproblemowe przekazywanie projektów i zadań między specjalistami.

1. Zachowanie ciągłości operacyjnej: Niezależnie od zmian w zespole, outsourcing IT zapewnia stabilność i dostępność kluczowych informacji.

2. Dostęp do specjalistycznej wiedzy: Firmy outsourcingowe dysponują zespołami ekspertów, co gwarantuje, że każde zadanie wykonane będzie z najwyższą starannością i zgodnie z aktualną wiedzą techniczną.

Kolejnym aspektem, którego nie można pominąć w kontekście outsourcingu IT jest sprawne zarządzanie długiem technologicznym. Aby zapewnić sprawne działanie firmy w kontekście technologii, konieczny jest nieustanny rozwój kompetencji. Koszty szkoleń, warsztatów oraz adaptacji nowinek mogą osiągać zawrotne kwoty. Firmy zapewniające outsourcing IT zdobywają kompetencje, których koszt rozproszony jest pomiędzy większą grupę obsługiwanych klientów, na czym korzystają wszyscy.

Zarządzanie ryzykiem oraz ochrona danych przy outsourcingu IT

Zarządzanie ryzykiem oraz ochrona danych przy outsourcingu IT to aspekty, na które musisz zwrócić uwagę, aby zapewnić bezpieczeństwo i efektywność współpracy. Oto co warto wiedzieć:

Kluczowe środki bezpieczeństwa:

1. Umowa o poufności (NDA): Kluczowym elementem jest podpisanie umowy o nieujawnianiu, która zabezpiecza poufne informacje i szczegółowo określa zakres przetwarzania danych, środki bezpieczeństwa oraz kary za naruszenia.

2. Doświadczenie dostawcy w zakresie ochrony informacji poufnych: Ważne jest, aby dostawca miał doświadczenie w pracy z wrażliwymi danymi i zagwarantował co najmniej takie samo poziom bezpieczeństwa danych, jak administrator.

Unikanie głównych zagrożeń:

1. Utrata kontroli nad kluczowymi procesami: Jasno zdefiniuj oczekiwania i wymagania projektowe, omów metody współpracy i sposób realizacji usług.

2. Potencjalne nadużycie uprawnień: Utwórz listę zadań, zapewnij dostęp do danych projektowych i narzędzi komunikacyjnych.

Przygotowanie do współpracy międzynarodowej:

1. Planowanie dostępności spotkań: Zorganizuj wideokonferencję, aby omówić standardy usług, dostępność na spotkania, potencjalne bariery językowe oraz zrozumienie przepisów i regulacji dotyczących Twojej firmy.

2. RODO i inne wymagania dotyczące ochrony danych: Upewnij się, że dostawca oferuje odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO) i innymi lokalnymi przepisami.

Zarządzanie ryzykiem i ochrona danych wymaga świadomego podejścia i dokładnego planowania. Wybierając dostawcę usług outsourcingu IT, zwróć uwagę na jego doświadczenie, procedury bezpieczeństwa oraz elastyczność w dostosowaniu się do Twoich potrzeb i oczekiwań.

Jak wybrać firmę oferującą Outsourcing IT?

Wybór firmy outsourcingowej IT to decyzja, która może mieć znaczący wpływ na efektywność i bezpieczeństwo Twojej działalności. Aby ułatwić ten proces, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów:

Doświadczenie i reputacja:

• Sprawdź, czy firma posiada solidne doświadczenie w branży outsourcingu IT.
• Zapytaj o referencje i studia przypadków od poprzednich klientów, aby ocenić jakość świadczonych usług.

Technologia i innowacje:

• Upewnij się, że dostawca korzysta z nowoczesnych technologii i innowacyjnie podchodzi do rozwiązywania problemów.
• Zwróć uwagę na oferowanie rozwiązań opartych na chmurze dla większej elastyczności i dostępności.

Elastyczność i dostosowanie:

• Wybierz dostawcę, który jest w stanie dostosować swoje usługi do specyficznych potrzeb Twojej firmy.
• Firma powinna być elastyczna i gotowa do dostosowania się do zmieniających się przepisów, potrzeb biznesowych oraz innych czynników.

Komunikacja i wsparcie:

• Niezwykle ważna jest doskonała komunikacja i wsparcie klienta ze strony dostawcy. Firma powinna być łatwo dostępna, szybko reagować na zapytania lub problemy oraz komunikować się jasno, unikając skomplikowanego żargonu.

Zasoby ludzkie:

• Dostawca powinien dysponować dobrze wykwalifikowanym personelem z regularnymi szkoleniami. Wielkość i struktura zespołu powinna być w stanie skalować się zgodnie z Twoimi potrzebami.

Model współpracy:

• Możesz wybierać między płaceniem za czas spędzony przez specjalistów lub stałą miesięczną opłatą za wsparcie IT.

Pamiętaj, że wybór odpowiedniego dostawcy usług outsourcingu IT to inwestycja w przyszłość Twojej firmy. Dlatego dokładnie przeanalizuj oferty i zadaj wszystkie nurtujące Cię pytania związane z obsługą.

Outsourcing IT dla Twojej firmy

Podjęcie decyzji o outsourcingu IT może okazać się kluczowym krokiem w kierunku zwiększenia efektywności operacyjnej i oszczędności kosztów w Twojej firmie. Sprawne zarządzanie infrastrukturą IT, dostęp do specjalistycznej wiedzy i umiejętności, jak również ciągłość operacyjna stanowią nieocenioną wartość, którą outsourcing może przynieść Twojemu biznesowi. Przemyślany wybór dostawcy usług outsourcingowych, z uwzględnieniem doświadczenia, technologii, elastyczności oraz modelu współpracy, jest kluczem do maksymalizacji tych korzyści.

Gdzie szukać dobrego dostawcy? Nie szukaj daleko, dostarczamy dokładnie takie usługi, więc śmiało, napisz do nas!