Jak zrozumieć i unikać zagrożeń związanych z Shadow IT

Shadow IT stanowi niewidoczne, lecz rosnące zagrożenie w pełnych wyzwań zakamarkach biznesowego IT. Niemal niezauważalne dla działów IT, nieautoryzowane systemy, aplikacje i usługi przenikają do organizacji, tworząc równoległą infrastrukturę, której używanie często umyka spod kontroli specjalistów bezpieczeństwa.

Według badań, średnio w przedsiębiorstwie funkcjonuje 1083 usług w chmurze, a jedynie 108 z nich jest znanych działowi IT. To nieuchwytne zjawisko, określane mianem shadow IT, pociąga za sobą istotne ryzyka. W niniejszym artykule skupię się na głębokim zrozumieniu shadow IT, jego wpływie na bezpieczeństwo, prywatność danych oraz zgodność z regulacjami prawnymi.

Chcę przedstawić strategie, które pozwolą Ci nie tylko zidentyfikować obszary shadow IT w strukturze firmy, ale również unikać związanych z nimi zagrożeń. Odkryjemy, jak nieświadome stosowanie osobistych usług przechowywania danych w chmurze, aplikacji do współpracy czy nieautoryzowanych instalacji oprogramowania może prowadzić do utraty danych oraz innych poważnych konsekwencji dla organizacji.

Jednocześnie, nie bagatelizując pozytywnych aspektów takich jak innowacyjność, zwinność czy wzrost produktywności, zalecam odpowiedzialne zarządzanie shadow IT poprzez promowanie otwartej komunikacji, edukację oraz wprowadzanie polityk, które zapewnią bezpieczne i przyjazne alternatywy.

Co to jest shadow IT?

Shadow IT to termin określający sprzęt lub oprogramowanie IT, z którego korzystają poszczególne osoby lub działy w organizacji bez wiedzy działu IT lub grupy ds. bezpieczeństwa.

W praktyce obejmuje to oprogramowanie i sprzęt, przy czym szczególną uwagę trzeba zwrócić na szybko rozwijające się usługi oparte na chmurze w tym wszelkie narzędzia AI.

Oto kilka przykładów shadow IT, które mogą być obecne w organizacji:

• Usługi chmurowe: Google Docs, osobiste konta do przechowywania plików służbowych w chmurze, takie jak Dropbox czy OneDrive.
• Komunikacja: Instant messaging i narzędzia do współpracy, takie jak Slack czy Microsoft Teams, często wykorzystywane bez oficjalnej zgody IT.
• Oprogramowanie: Pakiety biurowe lub specjalistyczne aplikacje kupowane i instalowane przez poszczególne działy lub użytkowników końcowych.
• Narzędzia Saas: Jak wszelkiego rodzaju czaty AI, czy narzędzia do przetwarzania obrazu i dźwięku, do których mogą być przesyłane poufne informacje.

Konsumeryzacja technologii informacyjnej sprawiła, że użytkownicy z łatwością pobierają i używają aplikacje oraz usługi z chmury do celów służbowych, co może przyczynić się do poprawy produktywności pracowników i pobudzenia innowacyjności. Jednakże, shadow IT może również wprowadzać poważne ryzyko bezpieczeństwa dla organizacji poprzez wycieki danych i potencjalne naruszenia zgodności z przepisami.

Ryzyka związane z shadow IT obejmują:

• Transfer danych: Dane mogą być przesyłane w sposób niezabezpieczony, co zwiększa ryzyko ich przechwycenia.
• Utrata danych: Brak odpowiednich kopii zapasowych i protokołów odzyskiwania danych może prowadzić do ich utraty.
• Nieprzestrzeganie przepisów: Korzystanie z nieautoryzowanego oprogramowania może prowadzić do naruszeń przepisów dotyczących ochrony danych.

Aplikacje shadow IT można podzielić na trzy główne kategorie:

1. Aplikacje chmurowe dostępne bezpośrednio z sieci korporacyjnej, które stanowią lukę bezpieczeństwa z powodu braku widoczności dla działu IT.

2. Aplikacje z OAuth zwiększające powierzchnię ataku, które mogą być wykorzystane do dostępu do wrażliwych danych z narzędzi do udostępniania plików i komunikacji, co stanowi ślepą plamę dla wielu organizacji.

3. Oprogramowanie typu off-the-shelf zakupione przez poszczególne działy lub użytkowników końcowych i załadowane na system.

Ważne jest, aby organizacje były świadome tych zagrożeń i podejmowały odpowiednie kroki w celu ich zapobiegania oraz zarządzania shadow IT w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami.

Implementacja skutecznej strategii prewencji utraty danych (data loss prevention) jest niezwykle ważna kontekście shadow IT.

Przyczyny powstawania shadow IT

Za powstawaniem zjawiska shadow IT, często leżą bardzo prozaiczne przyczyny. Jednak dopiero ich zrozumienie pozwala na opracowanie skutecznych strategii zarządzania i bezpieczeństwa. Oto główne czynniki, które przyczyniają się do tego zjawiska:

1. Poszukiwanie wydajności i znajomości:

• Pracownicy często wybierają narzędzia osobiste lub te, które już znają, zamiast oficjalnie zatwierdzonych przez dział IT. Jest to podyktowane dążeniem do większej efektywności i komfortu pracy.
• Młodsze pokolenia pracowników, takie jak Milenialsi i pokolenie Z, ze względu na swoją cyfrową biegłość, aktywnie poszukują i wykorzystują aplikacje w chmurze, aby wypełnić luki pozostawione przez aplikacje zatwierdzone przez firmę.

2. Prędkość i elastyczność:

• Szybkość i efektywność to znaczące czynniki napędzające shadow IT. Pracownicy po prostu omijają powolne oficjalne procesy IT, aby szybciej wykonać zadania.
• Aplikacje shadow IT często oferują więcej funkcji lub opcji dostosowania niż oficjalne rozwiązania IT, co działa pracowników poszukujących większej elastyczności w swojej pracy.

3. Komunikacja i polityka SaaS:

• Brak jasnego konsensusu i komunikacji dotyczącej polityki SaaS w organizacjach może przyczyniać się do rozpowszechnienia shadow IT.
• Shadow IT może wynikać z systemów ustanowionych poza działem IT przez personel niebędący częścią IT, zapomnianych systemów dziedzicznych, systemów cyfrowych niezarządzanych przez IT oraz aplikacji BYOD i IoT.

Wdrożenie środków zaradczych, takich jak zwiększanie świadomości bezpieczeństwa wśród pracowników, aktualizowanie polityk bezpieczeństwa oraz ciągłe monitorowanie i identyfikowanie nieznanych systemów i urządzeń, może pomóc zmniejszyć lub zahamować zjawisko shadow IT.

Mimo że shadow IT kusi korzyściami, takimi jak:

• obniżenie wewnętrznych kosztów,
• zwiększenie zadowolenia pracowników,
• poprawa indywidualnej produktywności i potencjału do kreatywności,  

niesie ze sobą również ryzyka, w tym luki bezpieczeństwa, obawy dotyczące zgodności, nieefektywność IT i wycieki danych.

Proaktywne kroki w celu rozwiązania problemu shadow IT obejmują:

• rozwijanie kompleksowego ramowego programu zarządzania IT,
• przeprowadzanie regularnych audytów oprogramowania,
• wdrażanie scentralizowanej platformy zarządzania aplikacjami SaaS,
• wzmacnianie kontroli dostępu i uwierzytelniania,
• promowanie otwartej komunikacji i współpracy,
• dostarczanie zatwierdzonych alternatyw oprogramowania,
• szkolenie i podnoszenie świadomości pracowników.

Dlaczego shadow IT jest niebezpieczne?

Zagrożenia związane z rozrostem zjawiska shadow IT w organizacji mogą prowadzić do strat na różnych polach, w tym finansowym i wizerunkowym. Oto niektóre z głównych powodów, dla których shadow IT może być niebezpieczne:

• Bezpieczeństwo danych: Nieautoryzowane oprogramowanie i usługi często nie są zabezpieczone zgodnie z wewnętrznymi standardami firmy, co zwiększa ryzyko wycieku danych i ataków cybernetycznych. Dodatkowo, pracownicy mogą nieświadomie przesyłać wrażliwe dane do aplikacji w chmurze, które nie są zabezpieczone lub nie są przeznaczone do przechowywania informacji poufnych.
• Naruszenia zgodności: Korzystanie z nieautoryzowanego oprogramowania może prowadzić do naruszeń przepisów dotyczących ochrony danych, co może skutkować surowymi karami finansowymi.
• Zagrożenia dla własności intelektualnej: Istnieje ryzyko, że pracownicy mogą nieświadomie lub celowo wykorzystać shadow IT do kradzieży tajemnic handlowych lub innych wartościowych informacji.  

Niezaadresowanie problemu shadow IT może prowadzić do utraty kontroli nad operacjami IT, potencjalnych uszczerbków na reputacji i nieautoryzowanego dostępu cyberprzestępców. Najbardziej niebezpieczne typy shadow IT to te, które są niezarządzane, nieprawidłowo licencjonowane i nie są odpowiednio monitorowane, zakłócając różne dyscypliny bezpieczeństwa.

Wprowadzenie odpowiednio zaimplementowanego rozwiązania zarządzania uprawnieniami administracyjnymi (PAM) może pomóc w minimalizacji ryzyka powstawania shadow IT, zapewniając widoczność w sieci, umożliwiając i egzekwując zasadę najmniejszych uprawnień, zabezpieczając zdalny dostęp dla serwisów i dostawców oraz ograniczając potencjalne szkody spowodowane przez shadow IT.

Jak rozpoznać shadow IT w swojej organizacji?

Oto kroki, które możemy podjąć, aby wykryć i zarządzać nieautoryzowanym wykorzystaniem IT:

1. Wykorzystanie narzędzi do automatycznego wykrywania:

• Wdrożenie platform zarządzania Enterprise Architecture, SAM lub SaaS pomaga w automatycznym wykrywaniu nieautoryzowanego oprogramowania i usług.
• Microsoft Defender for Cloud Apps analizuje informacje z logów firewalla i Microsoft Defender for Endpoint, aby identyfikować potencjalne shadow IT.

2. Analiza i racjonalizacja wykorzystania aplikacji:

• Przeprowadzenie regularnych ocen ryzyka oraz analiza użytkowania aplikacji pozwala na identyfikację niezatwierdzonych aplikacji i usług.
• Wprowadzenie procesów zakupu i odnowienia, wraz z ciągłym monitorowaniem i przeglądem, pozwala na lepsze zarządzanie aplikacjami i usługami.

3. Implementacja polityk i kontroli:

• W Security Center Microsoft Defender for Cloud Apps można tworzyć polityki dotyczące nieautoryzowanego korzystania z aplikacji, blokowania aplikacji wysokiego ryzyka, zapobiegania utracie danych, identyfikacji zagrożeń, zarządzania dostępem użytkowników, zarządzania aplikacjami stron trzecich, oraz ocen bezpieczeństwa.

Rozpoznanie i zarządzanie shadow IT wymaga zatem zintegrowanego podejścia, łączącego automatyczne narzędzia z politykami i procedurami, które wspierają bezpieczeństwo i zgodność w całej organizacji.

Strategie ochrony przed shadow IT

Aby skutecznie chronić się przed zagrożeniami związanymi z shadow IT, organizacje mogą podjąć następujące kroki:

1. Wykrywanie Shadow IT:

• Przeprowadzenie ankiet oraz analiza ruchu sieciowego mogą pomóc w odkryciu ukrytego Shadow IT, a tym samym w zrozumieniu, gdzie i dlaczego pracownicy korzystają z nieautoryzowanych narzędzi.
• Regularne audyty i przeglądy technologiczne ułatwiają identyfikację i adresowanie problemów związanych z Shadow IT.

2. Zmiana kultury organizacyjnej:

• Wprowadzenie "kultury zgody" i pomaganie użytkownikom w bezpiecznym zaspokajaniu ich potrzeb może zminimalizować wykorzystanie nieautoryzowanych narzędzi i oprogramowania.
• Zapewnienie pracownikom narzędzi, które potrzebują oraz szkolenie ich w zakresie bezpiecznego rozwiązywania problemów z użyciem zatwierdzonych metod jest sposobem zapobiegania powstawania Shadow IT.

3. Monitoring i edukacja:

• Ustawienie systemów monitorowania w celu alertowania o nieautoryzowanych działaniach jest kluczowym środkiem bezpieczeństwa.
• Zachęcanie pracowników do przejrzystości co do używanego oprogramowania i edukowanie ich o możliwych konsekwencjach korzystania z niezaufanego oprogramowania pomaga w zmniejszeniu ryzyka.

4. Wdrażanie narzędzi i polityk:

• Budowanie elastycznej polityki korporacyjnej, dostarczanie pracownikom bezpiecznych i wygodnych rozwiązań oraz wykorzystanie narzędzi do odkrywania shadow IT może efektywnie adresować ryzyka związane z shadow IT.
• Komunikowanie się z kierownictwem organizacji w sprawie problemu shadow IT, określanie, gdzie nieautoryzowane informacje powinny się znajdować w platformie oraz planowanie rozwiązań podnoszenia produktywności dla użytkowników końcowych pomaga w walce z shadow IT.

Wdrażając te strategie, możemy nie tylko zmniejszyć ryzyko związane z shadow IT, ale także poprawić ogólne bezpieczeństwo i efektywność organizacji.

Shadow IT w praktyce

Podsumowując, Shadow IT stanowi poważne wyzwanie dla bezpieczeństwa korporacyjnego, prywatności danych i zgodności z przepisami prawnymi. Uświadomienie sobie istoty tego zjawiska, a także konsekwencji jego obecności w infrastrukturze IT, jest pierwszym krokiem do stworzenia efektywnych strategii zarządzania ryzykiem.

Nasze podejście do obszaru Shadow IT powinno łączyć monitorowanie, edukację i otwartą komunikację, by równoważyć innowacyjność i produktywność z bezpieczeństwem i kontrolą.

Sugerowane działania, takie jak regularne audyty, wdrożenie skutecznej polityki IT oraz adaptacyjne narzędzia, mogą pomóc organizacjom w zapobieganiu ryzykom związanym z nieautoryzowanym IT.

Wdrażając te środki i promując politykę współpracy i transparentności, możemy nie tylko chronić nasze systemy przed zagrożeniami, ale także wykorzystać pełen potencjał dostępnych technologii, jednocześnie utrzymując technologiczną dyscyplinę.