.webp)
Poznaj 8 błędów, które mogą zrujnować wdrożenie Microsoft 365 i dowiedz się, jak ich uniknąć. Sprawdzone metody poparte doświadczeniem.
Wdrożenie nowego systemu IT w firmie zawsze wiąże się z pytaniem: czy da się to zrobić bez problemów? Microsoft 365 nie jest tu wyjątkiem. To narzędzie o ogromnych możliwościach, ale jego implementacja wymaga technicznej wiedzy, doświadczenia w planowaniu, zarządzaniu ryzykiem i komunikacji z zespołem. Z perspektywy naszych codziennych realizacji obserwujemy, że bardzo istotne jest unikanie najczęstszych błędów już na etapie przygotowań. W tym artykule pokazujemy, czym dokładnie jest wdrożenie Microsoft 365, jakie pułapki czyhają po drodze oraz jak zapewnić płynne i bezbłędne uruchomienie tego środowiska w każdej firmie.
Wdrożenie Microsoft 365 to znacznie więcej niż instalacja pakietu aplikacji na komputerach pracowników. Jest to złożony proces techniczny, który wymaga odpowiedniego planowania i realizacji wielu kroków, aby wszystkie usługi działały poprawnie i bezpiecznie.
Wdrożenie Microsoft 365 to implementacja całego środowiska chmurowego w firmie. Można oczywiście ograniczyć się do prostego aktywowania aplikacji, ale pełne korzyści osiąga się dopiero przy odpowiednim dopasowaniu środowiska systemu i organizacji.
Proces obejmuje kilka etapów i warto dołożyć starań na każdym z nich:
Poprawnie przeprowadzone wdrożenie nie powoduje przestojów w działalności przedsiębiorstwa. To brzmi idealnie, ale praktyka pokazuje, że droga do tego celu bywa kręta.
Pierwsze uruchomienie Microsoft 365 często napotyka na przeszkody, które mogą zaskoczyć nawet doświadczonych administratorów:
Aplikacje mogą zgłaszać błędy typu "program przestał działać", co często wynika z problemów z dodatkami lub nieaktualnymi sterownikami. Brzmi znajomo?
Złożoność procesu i potencjalne problemy pokazują, że powierzenie wdrożenia Microsoft 365 doświadczonym specjalistom przynosi wymierne korzyści:
Eksperci przeprowadzą też dedykowany audyt IT, stworzą plan wdrożenia dostosowany do organizacji oraz zajmą się migracją danych bez utraty informacji.
Poprawne wdrożenie wymaga dobrego planowania i znajomości wielu technicznych szczegółów. Odpowiedni plan pozwala na sprawną realizację kolejnych etaów wdrożenia, aby uniknąć problemów oraz zapewnić płynne przejście do nowego środowiska.
Pierwszym krokiem jest dokładna analiza potrzeb organizacji. Microsoft 365 oferuje różne plany licencjonowania, które różnią się funkcjonalnościami i ceną.
Dla małych firm odpowiedni może być Microsoft 365 Business Standard lub Premium, natomiast większe organizacje powinny rozważyć wersje Enterprise (E1, E3, E5). Przy wyborze uwzględniamy:
Po zakupie odpowiedniego planu, kolejnym etapem jest konfiguracja domeny i przypisanie licencji. W Centrum administracyjnym Microsoft 365 wykonujemy następujące kroki:
Podczas tego procesu administrator może wybrać, które aplikacje i usługi będą dostępne dla poszczególnych użytkowników.
Następnie przeprowadzamy migrację danych z dotychczasowych systemów. Proces ten obejmuje przeniesienie poczty e-mail, kontaktów i kalendarzy do Exchange Online, migrację plików do OneDrive dla Firm lub SharePoint oraz konfigurację Teams i innych usług.
Microsoft udostępnia specjalne narzędzia migracyjne dostosowane do różnych źródeł danych (np. Google Workspace, serwery lokalne). Planujemy migrację tak, aby zminimalizować przestoje w pracy.
Ostatnim bardzo istotnym elementem jest odpowiednie zarządzanie użytkownikami i ich uprawnieniami. Administrator może przypisywać role administracyjne (globalne lub o ograniczonych uprawnieniach), tworzyć grupy zabezpieczeń i grupy dystrybucyjne, konfigurować polityki dostępu i bezpieczeństwa oraz włączyć uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA).
Właściwe zarządzanie uprawnieniami jest fundamentem bezpieczeństwa danych i efektywnego wykorzystania Microsoft 365.
Obserwujemy wdrożenia Microsoft 365 od lat i widzimy, że nawet przy najlepszych intencjach pojawiają się te same problemy. Oto najczęstsze błędy, które napotykaliśmy w naszych projektach.
Pierwszy błąd to zaniedbanie uwierzytelniania wieloskładnikowego (MFA). Microsoft podaje, że MFA blokuje ponad 99,2% ataków na konta. Mimo to, wiele firm uruchamia Microsoft 365 bez tego podstawowego zabezpieczenia.
Słabe hasła to kolejny problem. Pracownicy często tworzą przewidywalne kombinacje typu "Hasło123", szczególnie gdy wymuszamy zbyt skomplikowane reguły haseł.
Spotkaliśmy się z sytuacjami, gdzie firmy próbowały używać Office 2007 z Microsoft 365. Przestarzałe wersje nie otrzymują już aktualizacji zabezpieczeń. To otwiera drzwi dla złośliwego oprogramowania, które wykorzystuje makra.
Nieprzemyślana migracja kończy się chaosem. Użytkownicy znajdują stare e-maile w jednym systemie, a nowe w Microsoft 365. Brak ciągłości dostępu do poczty paraliżuje komunikację w firmie.
Microsoft 365 nie gwarantuje automatycznie pełnej ochrony danych. Wiele organizacji błędnie zakłada, że ich dane są całkowicie zabezpieczone bez dodatkowych rozwiązań do tworzenia kopii zapasowych.
Edukacja pracowników wymaga czasu, ale jest niezbędna. Bez odpowiednich szkoleń zespół nie wykorzysta potencjału narzędzi. Efekt? Niższa produktywność i frustracja użytkowników.
Nadawanie wszystkim użytkownikom zbyt szerokich uprawnień zwiększa ryzyko przypadkowego usunięcia danych. Stosujemy zasadę najmniejszych uprawnień. Każdy powinien mieć dostęp tylko do tego, czego rzeczywiście potrzebuje.
Wdrożenie bez ustalenia zasad bezpieczeństwa naraża organizację na ryzyko wycieku informacji. Polityka udostępniania danych czy zarządzania urządzeniami mobilnymi to podstawa.
Niewłaściwa struktura witryn i bibliotek dokumentów prowadzi do chaosu informacyjnego. Brak odpowiednich uprawnień czy nieefektywne zarządzanie wersjami dokumentów obniża wydajność zespołu.
Sukces wdrożenia Microsoft 365 nie pojawia się z dnia na dzień. Właściwe przygotowanie pozwala uniknąć typowych pułapek i zapewnić płynne przejście do nowego środowiska pracy.
Dlaczego warto zastosować metodę "falową"? Doświadczenie pokazuje, że jednorazowe wdrożenie dla wszystkich użytkowników to przepis na problemy.
Zalecamy stopniowe podejście:
Taki harmonogram pozwala na identyfikację i rozwiązanie problemów, zanim dotkną one większej liczby pracowników. Należy zaplanować czas na każdą fazę i przygotować możliwość wstrzymania procesu, jeśli pojawią się komplikacje wymagające korekty.
Ważny element efektywnego kosztowo wdrożenia? Właściwy dobór licencji. Nie wszyscy pracownicy potrzebują tych samych funkcjonalności.
Organizacja może zastosować różne plany dla różnych zespołów:
Dokładnie przeanalizuj, które aplikacje będą faktycznie wykorzystywane. Po co płacić za nieużywane funkcje?
Przed pełnym wdrożeniem konieczne jest skonfigurowanie środowiska testowego. Microsoft zaleca utworzenie oddzielnej dzierżawy testowej, zwłaszcza gdy:
Dodatkowo należy przetestować łączność sieciową dla kluczowych usług, korzystając z narzędzi takich jak Microsoft 365 Network Connectivity Test.
Efektywne wdrożenie musi uwzględniać strategię wsparcia technicznego przed, w trakcie i po migracji. Kluczowe elementy to:
Pomyślne wdrożenie Microsoft 365 to dopiero początek. Po zakończeniu podstawowej implementacji istotne znaczenie ma odpowiednie przeszkolenie pracowników oraz zapewnienie wsparcia technicznego. Bez tego nawet najlepiej skonfigurowane środowisko nie przyniesie oczekiwanych rezultatów.
Efektywne wykorzystanie Microsoft 365 wymaga odpowiedniego przygotowania zespołu. Microsoft oferuje różnorodne formy szkoleń dostosowane do potrzeb użytkowników o różnym poziomie zaawansowania. Podstawowe materiały szkoleniowe są dostępne bezpłatnie na platformie Microsoft Learn, gdzie można znaleźć kursy dotyczące poszczególnych aplikacji pakietu.
Dla firm poszukujących bardziej spersonalizowanych rozwiązań szkoleniowych dostępne są zarówno webinaria, jak i pełne kursy prowadzone przez certyfikowanych trenerów Microsoft (MCT). Szkolenia te mogą być realizowane w formie:
Odpowiednie przeszkolenie pracowników znacząco zmniejsza liczbę zgłoszeń do pomocy technicznej i zwiększa produktywność zespołu. To właśnie widzimy w naszych wdrożeniach - zespoły, które przeszły szkolenia, szybciej adoptują nowe narzędzia i osiągają lepsze rezultaty.
Po wdrożeniu Microsoft 365 firmy mogą korzystać z różnych form wsparcia technicznego. Microsoft zapewnia podstawową pomoc telefoniczną oraz przez internet dla wszystkich klientów biznesowych. Administratorzy mogą kontaktować się z pomocą techniczną 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu w języku angielskim, a w określonych godzinach również w języku lokalnym.
Istnieją również rozszerzone plany wsparcia, takie jak Microsoft Unified Enterprise, które oferują priorytetowe wsparcie z określonym czasem reakcji (np. 15 minut dla krytycznych problemów w Azure lub godzina dla innych produktów).
Z naszego doświadczenia wynika, że firmy często potrzebują dodatkowego wsparcia w pierwszych miesiącach po wdrożeniu. Dlatego zawsze zapewniamy naszym klientom dedykowane wsparcie w tym krytycznym okresie.
Proces personalizacji Microsoft 365 po wdrożeniu może trwać od miesiąca do nawet roku, w zależności od złożoności organizacji. Obejmuje on dostosowanie ustawień, tworzenie niestandardowych przepływów pracy oraz optymalizację wykorzystania aplikacji.
Najważniejsze obszary adaptacji obejmują:
To właśnie w tej fazie uwidaczniają się prawdziwe korzyści z wdrożenia Microsoft 365. Firmy zaczynają dostrzegać, jak narzędzia mogą wspierać ich specyficzne procesy biznesowe.
Zajmujemy się regularnie wdrożeniami Microsoft 365 i z chęcią przeprowadzimy Państwa firmę przez cały proces, zapewniając kompleksowe szkolenia oraz wsparcie powdrożeniowe dostosowane do indywidualnych potrzeb.
Wdrożenie Microsoft 365 to złożony proces, który wymaga precyzyjnego planowania i technicznej wiedzy. Ale czy to oznacza, że jest niemożliwe? Absolutnie nie!
Nasze doświadczenie pokazuje, że sukces zależy od kilku elementów. Przede wszystkim, stopniowe podejście do wdrożenia pozwala identyfikować problemy, zanim wpłyną na całą organizację. Nie ma sensu migrować wszystkich użytkowników jednocześnie, gdy można to zrobić stopniowo i bezpiecznie.
Następnie, odpowiednie przeszkolenie zespołu to punkt wyjścia efektywnego wykorzystania narzędzi. Nawet najlepiej skonfigurowane środowisko nie przyniesie korzyści, jeśli pracownicy nie będą wiedzieli, jak z niego korzystać. Szkolenia muszą być dostosowane do różnych poziomów zaawansowania użytkowników.
Wsparcie techniczne po wdrożeniu odgrywa równie istotną rolę. Problemy mogą pojawić się w każdej chwili, dlatego dostęp do ekspertów jest nieoceniony.
Co najważniejsze? Unikanie najczęstszych błędów, takich jak brak MFA czy nieprzemyślany plan migracji. Te zaniedbania mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, włączając utratę danych lub naruszenia bezpieczeństwa.
Regularnie przeprowadzamy wdrożenia Microsoft 365 i wiemy, że każde środowisko ma swoje specyficzne wymagania. Nasze doświadczenie pozwala uniknąć typowych pułapek i zapewnić płynne przejście do nowego środowiska pracy.
Prawidłowo przeprowadzone wdrożenie Microsoft 365 to inwestycja, która zwraca się usprawnieniami w komunikacji, efektywniejszą współpracą zespołową oraz zoptymalizowanymi procesami biznesowymi. Warto poświęcić czas na staranne zaplanowanie tego procesu lub powierzyć go specjalistom, którzy zapewnią jego bezbłędną realizację.
76% menedżerów wskazało, że ich usługi IT są dostarczane za pośrednictwem zewnętrznych podmiotów.
CodeARM Sp. z o.o.
ul. Senatorska 31
93-192 Łódź
NIP 7292741912
KRS 0000939298
1 Deloitte Global Outsourcing Survey 2022.
2 Resilience reimagined, Economist Impact & Iron Mountain, 2022